Trường bắt buộc
Hóa đơn thương mại là chứng từ chính của hải quan. Cơ quan hải quan dựa vào nó để xác định trị giá, phân loại hàng hóa và áp thuế. Hóa đơn phải khớp với phiếu đóng gói, vận đơn và thư tín dụng; bất kỳ sai lệch nào cũng kích hoạt giữ hàng kiểm tra.
| Trường | Bắt buộc | Hướng dẫn |
|---|---|---|
| Bên bán (Người xuất khẩu) | Bắt buộc | Tên pháp lý đầy đủ + địa chỉ + mã số thuế/VAT/EIN. Chỉ tên thương mại sẽ không được chấp nhận khi không khớp với dữ liệu đăng ký. |
| Bên mua / Người nhận hàng (Consignee) | Bắt buộc | Phải trùng khớp chính xác với chủ thể nhập khẩu. Nếu người nhận hàng khác với người nhập khẩu, ghi rõ cả hai kèm vai trò. |
| Số hóa đơn | Bắt buộc | Duy nhất trong sổ sách của bên bán; nên đánh số liên tục. Hệ thống hải quan sẽ chặn số trùng. |
| Ngày hóa đơn | Bắt buộc | Là ngày phát hành, không phải ngày giao hàng. Phải trước hoặc bằng ngày xếp hàng trên vận đơn. |
| Mô tả hàng hóa | Bắt buộc | Dùng ngôn ngữ thương mại để người ngoài ngành cũng nhận diện được. "Electronics" hay "Spare parts" quá chung — phải nêu cụ thể (ví dụ: "Pin lithium-ion, dạng trụ 18650, 3,7V 2600mAh"). |
| Mã HS | Bắt buộc | Tối thiểu 6 chữ số. Bổ sung mã 8/10 chữ số theo quốc gia nếu biết. Lệch HS giữa hóa đơn và phiếu đóng gói là lý do giữ hàng số một. |
| Xuất xứ | Bắt buộc | Quốc gia diễn ra biến đổi cơ bản cuối cùng — không phải nơi lắp ráp hay nơi xếp hàng. Ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất (FTA, AD/CVD, §301). |
| Số lượng | Bắt buộc | Ghi cả số lượng đơn vị (cái/bộ/đôi) và trọng lượng (tịnh + cả bì, kg). |
| Đơn giá | Bắt buộc | Theo loại tiền tệ giao dịch. Lấy giá hợp đồng thực tế, không suy ngược từ tổng giá trị. |
| Tổng giá trị hóa đơn | Bắt buộc | Loại tiền ghi rõ theo mã ISO 4217 ("USD", "EUR", "CNY"). Tránh ghi trống chỉ "$" khi bên gửi và bên nhận thuộc các vùng đô la khác nhau. |
| Incoterms 2020 | Bắt buộc | Một trong 11 quy tắc của ICC + địa điểm chỉ định. Phải là "FOB Shanghai", không chỉ "FOB". Địa điểm chỉ định xác định điểm chuyển rủi ro. |
| Điều kiện thanh toán | Tùy chọn | T/T, L/C, D/P, D/A. Bắt buộc khi điều kiện thanh toán ảnh hưởng đến trị giá hải quan (phí bản quyền, điều chỉnh trả chậm). |
| Số chứng từ vận tải | Tùy chọn | Số B/L hoặc AWB nếu đã biết tại thời điểm phát hành hóa đơn. Thường được bổ sung sau bằng phụ lục. |
| Chữ ký | Bắt buộc | Người đại diện có thẩm quyền — họ tên đánh máy + chức danh + chữ ký tay hoặc chữ ký điện tử. Một số nước đến yêu cầu bản gốc ký mực tươi. |
Lỗi thường gặp
Hải quan sẽ soi điểm nào
- Mô tả chung chung ("electronics", "hardware") khiến không thể phân loại ở mức dòng hàng.
- Mã HS trên hóa đơn lệch với phiếu đóng gói hoặc vận đơn.
- Ghi xuất xứ theo nước xếp hàng ("China") trong khi hàng đã biến đổi cơ bản tại nước thứ ba.
- Incoterm thiếu địa điểm chỉ định — chỉ ghi "FOB" làm điểm chuyển rủi ro mơ hồ.
- Sai số học: tổng dòng ≠ đơn giá × số lượng. Hệ thống hải quan tự kiểm tra tổng.
- Loại tiền chỉ ghi "$" hoặc "¥" mà không kèm mã quốc gia để phân biệt.
- Thiếu chữ ký hoặc chỉ là bản photocopy trong khi địa phương yêu cầu mực tươi bản gốc.
Ghi chú thực tế
Khi không chắc, đối chiếu hóa đơn với phiếu đóng gói theo từng dòng và để đại lý hải quan rà lại trước khi giao hàng. Sửa trước khi giao hầu như không tốn gì; bị CBP/hải quan giữ hàng mới thực sự đắt — tính bằng ngày cộng phí lưu kho.