Các loại B/L — chọn đúng loại
Vận đơn đường biển đồng thời là ba thứ: biên nhận, hợp đồng vận chuyển và chứng từ sở hữu. Vai trò thứ ba quyết định quyền kiểm soát hàng — chọn loại theo điều khoản thanh toán, không phải theo "loại quen dùng".
| Loại | Khả năng chuyển nhượng | Ký hậu | Khi nào dùng |
|---|---|---|---|
| B/L Đích danh (Straight) | Không | Không cần | Người mua tin cậy đã thanh toán trước, vận chuyển nội bộ tập đoàn, người nhận hàng đích danh không có chuỗi bán lại. |
| B/L Theo lệnh (Order, "to order of [ngân hàng/người gửi]") | Có | Cần để chuyển nhượng | Giao dịch L/C, bán hàng trên đường vận chuyển, mọi trường hợp người mua xuất trình chứng từ để nhận hàng. |
| B/L Trả cho người cầm chứng (Bearer, "to bearer") | Có | Không cần | Hiếm trong thương mại hiện đại — chỉ việc cầm vận đơn cũng đủ xác lập quyền sở hữu, rủi ro cao nếu mất hoặc bị trộm. |
Các trường bắt buộc
| Trường | Bắt buộc | Hướng dẫn |
|---|---|---|
| Shipper (Người gửi hàng) | Có | Cùng pháp nhân đã phát hành hóa đơn thương mại. Địa chỉ phải khớp. |
| Consignee (Người nhận hàng) | Có | Đích danh: tên người mua. Theo lệnh: "To order of [ngân hàng phát hành]" hoặc "To order" + chuỗi ký hậu. |
| Notify Party (Bên nhận thông báo) | Tùy chọn | Bên hãng tàu báo khi tàu đến. Thường là forwarder hoặc đại lý của người mua. Để trống nếu không cần — đừng sao chép trường người nhận hàng để lấp chỗ. |
| Tên tàu + số chuyến | Có | Tên tàu (khớp với lịch ghé cảng xếp) và số chuyến. |
| Cảng xếp / cảng dỡ | Có | B/L đường biển ghi cảng biển. ICD (inland container depot, depot container nội địa) là nơi nhận hàng hoặc nơi giao hàng, không phải cảng xếp/dỡ — ngân hàng từ chối chứng từ L/C nếu nhầm lẫn. |
| Marks and Numbers (Ký mã hiệu) | Có | Đúng như trên thùng hàng; khớp phiếu đóng gói. Không có ký mã hiệu thì ghi "NIL", không để trống. |
| Số container + số seal | Có | Tất cả container, tất cả seal. Lô nhiều container phải liệt kê từng đơn vị. |
| Mô tả hàng hóa | Có | Đối chiếu với hóa đơn thương mại — ở cấp B/L có thể dùng mô tả chung, nhưng điều khoản "Said To Contain" (STC) giới hạn trách nhiệm hãng tàu. |
| Trọng lượng cả bì + thể tích | Có | kg + cbm. Lệch với VGM (verified gross mass, trọng lượng cả bì đã xác minh theo SOLAS) sẽ giữ container lại. |
| Số bản gốc phát hành | Có | Chuẩn là 3/3 (full set). Ghi rõ "3 originals issued". Express B/L phát hành 0 bản gốc. |
| Điều kiện cước | Có | "Freight prepaid" (cước trả trước) hoặc "Freight collect" (cước trả sau). L/C thường yêu cầu prepaid — kiểm tra theo tín dụng thư. |
| Ngày + nơi phát hành | Có | Khi chiết khấu L/C, mốc tính là ngày xếp hàng lên tàu (on-board date), không phải ngày phát hành. |
| Chữ ký hãng tàu | Có | Chữ ký có thẩm quyền của hãng tàu hoặc đại lý. Đóng dấu mà không ký bị ngân hàng từ chối. |
Phát hành bản gốc, Telex release / Surrender
Phát hành bằng bản gốc
Người mua xuất trình một bản B/L gốc tại cảng đến. Hãng tàu đối chiếu hồ sơ và giao container. Đây là cách mặc định với B/L có khả năng chuyển nhượng.
Telex release / Surrender
Người gửi hàng ủy quyền cho hãng tàu giao hàng mà không cần xuất trình bản gốc. Dùng cho tuyến ngắn, vận chuyển nội bộ tập đoàn, hoặc khi chứng từ không kịp tới cảng đến. Express B/L (vận đơn đường biển / Sea Waybill) là phiên bản hiện đại tương đương — phát hành 0 bản gốc ngay từ đầu.
Lỗi thường gặp
Những điều làm chậm việc phát hành hàng
- L/C yêu cầu "to order" nhưng lại phát hành B/L đích danh — ngân hàng từ chối, thanh toán trễ.
- Người mua cần thông báo ETA nhưng để trống Notify Party.
- Cảng xếp ghi là ICD nội địa thay vì cảng biển thực tế — sai biệt L/C.
- Ngày xếp hàng lên tàu muộn hơn ngày giao hàng cuối cùng theo L/C — ngân hàng từ chối.
- Chuỗi ký hậu trên B/L theo lệnh bị đứt hoặc thiếu một chữ ký.
- Số bản gốc ghi sai — người mua không kiểm tra được chuỗi sở hữu.
- Điều kiện cước không khớp hợp đồng mua bán (bán FOB nhưng B/L ghi "freight collect" tính cho người bán).