Campos obligatorios
La factura comercial es el documento aduanero principal. La aduana la usa para determinar el valor, clasificar la mercancía y liquidar el arancel. La misma factura debe conciliar con el packing list, el conocimiento de embarque y la carta de crédito; cualquier discrepancia activa una retención.
| Campo | Obligatorio | Indicaciones |
|---|---|---|
| Vendedor (Exportador) | Sí | Razón social completa + domicilio + registro fiscal/IVA/EIN. El nombre comercial por sí solo no basta cuando los datos de registro difieren. |
| Comprador / Consignatario | Sí | Debe coincidir exactamente con el importador de registro. Si el consignatario difiere del importador, identificar a ambos con su rol. |
| Número de factura | Sí | Único en el libro del vendedor. Se prefiere correlativo; los sistemas aduaneros marcan números duplicados. |
| Fecha de factura | Sí | Fecha de emisión, no de embarque. Debe ser anterior o igual a la fecha de embarque del conocimiento de embarque. |
| Descripción de la mercancía | Sí | Lenguaje comercial que un lego pueda identificar. "Electrónica" o "Repuestos" es demasiado genérico — nombrar el artículo (p. ej., "Celdas de batería de ion-litio, 18650 cilíndricas, 3,7V 2600mAh"). |
| Código HS | Sí | Mínimo 6 dígitos. Añadir la extensión nacional de 8/10 dígitos si se conoce. La discrepancia con el packing list es una de las principales causas de retención. |
| País de origen | Sí | País donde ocurrió la última transformación sustancial — no donde se ensambló o desde donde se envió. Afecta al arancel (FTA, AD/CVD, §301). |
| Cantidad | Sí | Indicar tanto unidades (piezas/juegos/pares) como peso (neto + bruto en kg). |
| Precio unitario | Sí | En la moneda de la transacción. Redondear al precio contractual real; no calcularlo hacia atrás desde el total. |
| Valor total de la factura | Sí | Moneda claramente indicada (ISO 4217 — "USD", "EUR", "CNY"). Evitar el simple "$" cuando emisor y receptor pertenecen a zonas de dólar distintas. |
| Incoterms 2020 | Sí | Una de las 11 reglas de la ICC + lugar designado. "FOB Shanghái", no solo "FOB". El lugar designado define la transferencia del riesgo. |
| Condiciones de pago | Opcional | T/T, L/C, D/P, D/A. Obligatorio cuando las condiciones de pago afectan a la valoración aduanera (p. ej., regalías, ajustes por pago diferido). |
| Referencia del transportista | Opcional | Número de B/L o AWB cuando se conozca al emitir la factura. Suele añadirse después como adenda. |
| Firma | Sí | Representante autorizado — nombre impreso + cargo + firma manuscrita o electrónica. Algunos destinos exigen original con tinta húmeda. |
Errores frecuentes
Lo que la aduana marca
- Descripciones genéricas ("electrónica", "hardware") que impiden la clasificación a nivel de partida.
- Código HS de la factura distinto al del packing list o del conocimiento de embarque.
- Origen marcado por país de embarque ("China") cuando la mercancía fue transformada en un tercer país.
- Incoterm sin lugar designado — "FOB" a secas deja ambigua la transferencia del riesgo.
- Errores aritméticos: total de línea ≠ precio unitario × cantidad. Los sistemas aduaneros validan sumas.
- Moneda mostrada solo como "$" o "¥" sin código de país que la desambigüe.
- Firma faltante o fotocopiada cuando se exige tinta húmeda (algunas jurisdicciones).
Notas operativas
Ante la duda, espeja el packing list línea por línea y deja que tu agente aduanal lo revise antes del embarque. El costo de corregir antes de embarcar es casi cero; el de una retención de CBP/aduana son días más almacenaje.